Tidredovisning

Tidredovisning och projektuppföljning har de senaste åren blivit allt viktigare för det flesta organisationer. En anledning till detta är att fler företag arbetar i matrisorganisation, där utvecklingsarbetet sker i projektform och linjeorganisationen stöttar med resurser och styrning. Fördelen med att driva utvecklingsarbete i projektform är främst kortare ledtider eftersom man kan starta flera parallella funktioner. Ytterligare fördelar är naturligtvis ökat projekt och affärsfokus då en projektledare ansvara för hela flödet tvärs över organisationen.

För att lyckas i en projektmiljö krävs en bra projektstyrningsmodell samt ett bra verktyg för projektuppföljning, resursplanering och tidredovisning.

I en projektmodell definieras i grova drag hur projektet skall genomföras. Ofta består projektmodellen av ett antal olika projektfaser, grindar, dokument och roller. De vanligaste faserna i exempelvis ett utvecklingsprojekt är förstudiefas, planeringsfas, genomförandefas och slutförandefas.

Varje fas brukar inledas med ett grindmöte (beslutsmöte på affärsmässiga grunder). På grindmötet deltar olika intressenter som normalt inte arbetar i projektet utan istället tittar mer övergripande på hur projektet går samt på den totala resurssituation och prioriteringen. På grindmötet tas beslut om projektet skall passera till nästa fas, backa för noggrannare analys/genomförande eller helt enkelt läggas ner. Med ett bra system för tidredovisning och resursplanering är det lätt att ta fram underlag inför grindmötet.

Tidredovisning och vinsten för projektledarna

Vid införande av ett modernt system för tidredovisning är gruppen projektledare helt klart en av de stora vinnarna eftersom de helt automatiskt får en god uppföljning och kontroll på sina projekt. Som projektledare blir det mycket enkelt att följa upparbetade timmar över tid eller hur timmarna fördelar sig över olika aktiviteter.

Tidredovisning och vinsten för projektkoordinator, utvecklingschef

För exempelvis projektkoordinator och utvecklingschefer är den stora vinsten centraliseringen som ett modernt tidredovisningssystem skapar. De kan enkelt logga in och titta på den totala projektportföljen eller enskilda projekt. För denna grupp är det dessutom viktigt att systemet för tidredovisning kan hantera projektkategorier eftersom de ofta är intresserade hur upparbetningen ser ut totalt på exempelvis gruppen nyutvecklingsprojekt, besparingsprojekt eller marknadsprojekt.

Tidredovisning och vinsten för marknadsfunktionen, säljare

För marknadsfunktionen är ett bra system för tidredovisning viktigt eftersom det skapar en värdefull databas över upparbetade timmar på genomförda projekt. Eftersom de i databasen kan se vad tidigare liknande projekt kostat blir uppskattningen av nya arbeten enklare och mer exakt.

Tidredovisning och vinsten för ekonomifunktionen

För de företag som arbetar med interndebitering eller grundar sina fakturor på upparbetade projekttimmar är ekonomifunktionen en av de största vinnarna eftersom hela detta arbetat i princip kan automatiseras.

Tidredovisning och vinsten för medarbetarna

För medarbetarna innebär ett modernt system för tidredovisning en enkel registrering samt jämnare resursbeläggning eftersom organisationen får bättre kontroll på projekten och verksamheten blir enklare att planera.

Val av system för tidredovisning

När ni skall implementera ett system för tidredovisning är det några saker som är viktiga att tänka på. Ett modernt tidredovisningssystem är helt webbaserat och därmed helt plattformsoberoende. Dessutom bör systemet vara moduluppbyggt så att ni kan välja de funktioner som är intressanta för just er verksamhet. Moduler som kan vara intressanta utöver själva projekt och tidredovisningen är exempelvis övertidshantering och resursplanering.

För lite större organisationer är det dessutom viktigt att systemet för tidredovisning har funktioner för ODBC anslutning (Open DataBase Connectivity) till exempelvis Excel. Med en ODBC anslutning kan all data helt automatiskt speglas ner i en pivottabell i Excel för närmare analys och uppföljning. TOJ är ett av marknadens ledande system och används av både mindre och medelstora företag upp till flera av Sveriges största produktutvecklingsföretag. TOJ är ett system för projektuppföljning, tidredovisning, resursplanering och är mycket lättanvänt och kostnadseffektivt. För att få en gratis demonstration av TOJ klicka här.